Langzaam laten de omstandigheden toe om op gepaste afstand naar kantoor te gaan. De toekomst van wáár we werken is onzeker, maar zal een combinatie worden van thuiswerken, op kantoor en elders. Hoe veilig is werken op kantoor en ligt er een nieuwe rol voor het kantoor weggelegd?
Maatregelen & samenwerken voor een veilig kantoor
Ook al wordt ons allen aanbevolen om zo veel mogelijk thuis te werken en de meeste mensen dit ook doen, is het voor velen – om wat voor reden dan ook – in de realiteit noodzakelijk om toch eens in de zoveel tijd even op kantoor te zijn. Thuis is het internet misschien niet betrouwbaar, of is het lastig om te focussen omdat er kinderen zijn. Daarom hierbij wat handvatten om zeker te zijn dat je je als bedrijf, werkgever en werknemer goed houdt aan alle voorzorgsmaatregelen als je toch besluit even op kantoor te zijn.
Maak een plattegrond
Bij het uitzoeken van een kantoor is de standaardregel om uit te gaan van 6m2 netto per persoon. Waar normaal 4 personen in een kantoor kunnen van 24m2, is het met de 1,5 meter maatregel in de meeste standaard rechthoekige kantoren mogelijk om nu maximaal met 3 personen tegelijk te werken. Je kunt nu namelijk uitgaan van ongeveer ⅔ van de capaciteit van je huidige kantoor.
Tip: Maak een plattegrond van je kantoor en bereken waar de bureaus kunnen staan op 1,5 meter afstand. Dit kan ook met een gratis tool als Floorplanner (#nospon).
Maak een werkschema
We zien dat mensen – mits klachtenvrij natuurlijk – toch heel af en toe naar kantoor willen komen. Een goed online inschrijf schema waarmee ieder kan aangeven dat hij of zij op een bepaald moment op kantoor wil werken is daarbij een makkelijke uitkomst. Het is een creatieve, maar ook veilige manier om toch zonder al te veel heen en weer gebel, dat ene overleg te kunnen doen.
Tip: Kopieer ons wie-werkt-wanneer-op-kantoor schema en deel het met je collega’s!
Andere maatregelen op kantoor
Alle locaties van ScaleHub Offices zijn ruim opgezet en zijn vanaf het begin van de corona periode voorzien van alle hygiënische maatregelen om veilig werken te bevorderen. Bij alle ingangen zijn automatische alcoholdispensers bevestigd en met aanwijzingen en pijlen wordt iedereen door het gebouw geleid.
We merken ook dat het gebruik van ruime vergaderruimtes voor een halve dag of een hele dag toeneemt en dat hier op een verantwoordelijke manier mee wordt omgegaan. Ook onze break-out ruimtes bieden een ruime omgeving om na een vergadering de belangrijkste punten uit te werken met 1 à 2 collega’s.
Luchtbehandeling en filters
Alle kantoren van ScaleHub zijn voorzien van luchtbehandeling via topkoeling. Dit houdt in dat er elke minuut een x aantal kubieke meters wordt afgezogen en frisse lucht van buiten wordt ingeblazen. Dit zijn twee aparte systemen, waardoor er geen recirculatie plaatsvind (oude lucht rondblazen), wat in deze tijden extra van belang is.
Elke kantoorruimte is voorzien van een eigen inblaasrooster met daarin een luchtfilter. Deze zijn er om te voorkomen dat stofdeeltjes in de te conditioneren ruimte terecht komen, maar ook om het vervuilen van de luchtbehandelingsinstallatie en luchtkanalen tegen te gaan. Op alle locaties zijn de filters dit jaar vervangen, om te zorgen voor een optimale luchtkwaliteit.
Schoonmaken en hygiëne
Het schoonmaakteam van ScaleHub Offices draait extra shifts en besteedt extra aandacht aan alle oppervlaktes die veel worden aangeraakt, zoals deurknoppen en handvatten in de keukens. Daarnaast zijn alle vergaderruimtes voorzien van de nieuwste huidverzorgingslijn van Marie-Stella-Maris. Het is een hygiënische handgel die goed reinigt én verzorgt zonder het gebruik van water.
Tip: Een opgeruimd bureau helpt de schoonmakers enorm. Een extra reden om de clean-desk policy te herintroduceren!
Focus en motivatie
Last but not least: een verandering van omgeving compenseert wat je thuis niet kan vinden: rust en concentratie om te werken. Er zijn meer voorwaarden om op kantoor volledig te kunnen focussen. Maak dus duidelijke werkafspraken met je collega’s.
Alle kantoren van ScaleHub Offices hebben naast meetingrooms ook concentration booths, waar je alleen en volledig afgesloten werk gedaan kan krijgen.
Tot slot: De komende periode
Wij zien dat veel bedrijven worstelen met hun huisvesting en inrichting van de werkplek. Moeten we nu al actie ondernemen, of wachten we nog? Hebben we meer of minder vierkante meters nodig? Gaat iedereen straks gewoon weer naar kantoor, of wordt de thuiswerkplek steeds meer de basis en is kantoor slechts een faciliteit waar men zijn werkzaamheden kan uitvoeren?
Waar we in het begin van deze periode ervoeren dat werk vooral iets is wat we je doet en niet per se een plek waar je naar toe gaat. Toch leren we nu dat het niet voor iedereen zo zwart-wit is. De wens om te komen tot een goede ‘mixed presence workplace’ komt dus steeds meer naar voren.
Daarover in een volgend item meer!
